Slimmer werken,
blije klanten

Problem Solving doe je zo

De zoektocht naar een oplossing

Elk bedrijf heeft wel met problemen te maken. Dan begint de zoektocht naar een problem solving methode. Geen zorgen, je hoeft niet verder te zoeken! De 8D probleem oplosmethode is namelijk de perfecte uitkomst. Deze methodologie is ontwikkeld door de U.S. Department of Defense in 1974, dit bewijst al dat er goed over deze methode is nagedacht. In de jaren 90 is deze probleem oplosmethode nog verder ontwikkeld door Ford. Het doel van de 8D problem solving is om op een gestructureerde manier de oorzaak van een probleem op te lossen en vormt een onderdeel van Lean werken. In deze blog nemen we je mee in het 8D model van problem solving. Je leert de verschillende fases kennen en tools die je kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van een 8D problem solving.

Wanneer is 8D problem solving iets voor jou?

De 8D Problem Solving Process kan je gebruiken om intern problemen op te lossen zoals issues die zich voordoen in processen. Daarnaast gebruiken bedrijven het echter ook om te reageren op klachten van klanten. Zo kunnen ze laten zien dat ze het probleem hebben begrepen, de grondoorzaak hebben gevonden en effectieve en efficiënte tegenmaatregelen hebben genomen.

Problemen écht oplossen

Vaak is men in het dagelijkse werk bezig met brandjes blussen en niet met structureel problemen oplossen. Bij brandjes blussen gaat men direct aan de slag met een probleem op basis van perceptie, kennis en emotie. Dit zorgt er vaak voor een symptoom wordt weggenomen, terwijl het daadwerkelijke probleem blijft bestaan. Brandjes blussen levert vaak snel resultaat en succes op waar mensen blij van worden. Echter op de lange termijn zal het veel minder effect hebben. Daarom is 8D ontwikkeld, hiermee ga je namelijk gestructureerd aan de slag om op basis van data, informatie en analyses de daadwerkelijke oorzaak te achterhalen en de oplossing toe te passen op de grondoorzaken.

Pluspunten van 8D Problem Solving

  • Direct beperken van het probleem – voordeel van de 8D methodiek is dat je het probleem direct probeert te beperken met een tijdelijke oplossing.
  • Root cause analysis (RCA) – daarna ga je aan de slag om de kern van het probleem te identificeren, zodat een effectieve oplossing kan worden gevonden en herhaling van het probleem wordt vermeden.
  • Verhoogt succesvolle resultaten – het gebruik van een  raamwerk zoals 8D-probleemoplossing verhoogt de kans dat een probleem met succes en voor de lange termijn wordt opgelost.
  • Efficiënt – het 8D-model identificeert oorzaken die een negatieve invloed kunnen hebben op de efficiëntie en productiviteit, zodat bedrijven hun volle potentieel kunnen benutten.

8D stappenplan

  1. Stel een team samen – Stel een team samen van mensen met proceskennis. Selecteer ongeveer 5 mensen, hoe gevarieerder het team hoe beter de output zal zijn. Laat deze medewerkers informatie verzamelen gerelateerd aan het probleem of symptoom. Belangrijk is om een leider aan te wijzen en de rollen duidelijk te verdelen.
  2. Beschrijf het probleem – Specificeer het probleem door  te identificeren wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel.  Gebruik hiervoor de verzamelde data. Het is belangrijk om de juiste vragen te stellen.
  3. Ontwikkelen van een tussentijdse oplossing – Het kan soms nodig zijn een tijdelijke oplossing te implementeren voor dat er een permanente oplossing is. Na analyse voorkom je zo dat andere klanten ook geen hinder ondervinden van het probleem.
  4. Bepaal, identificeer en verifieer grondoorzaken – Onderzoek alle oorzaken die kunnen verklaren waarom het probleem zich voordeed. Bepaal ook waarom het probleem niet werd opgemerkt op het moment dat het optrad. Alle oorzaken moeten worden bewezen en niet worden geformuleerd door brainstormen.
  5. Kies en valideer permanente oplossingen – Als de grondoorzaken zijn gevonden kan het team nadenken over permanente oplossingen. Het is belangrijk dit goed te doorgronden om nieuwe problemen te voorkomen. Er kan voor een bepaalde oplossing worden gekozen, maar het is altijd goed om een andere achter de hand te houden
  6. Definieer en implementeer de definitieve tegenmaatregel – De beste oplossing kan worden geïmplementeerd. Belangrijk hierbij is om de te controleren of de oplossing ook het gewenste resultaat oplevert.
  7. Neem preventieve maatregelen – Wijzig de systemen, processen, methodes en procedures om herhaling van deze en alle soortgelijke problemen te voorkomen. Probleemoplossend betekent eigenlijk voorkomen dat ze überhaupt gebeuren.
  8. Feliciteer je team – Erken de collectieve inspanningen van het team. Het team moet formeel worden bedankt door de organisatie. Zo worden medewerkers aangemoedigd om grondoorzaken te achterhalen en actie te ondernemen om zo problemen te voorkomen.

Wil je het functioneren van jouw bedrijf verbeteren? Neem dan een van onze trainingen. Als beginner kan je de Orange Belt cursus volgen, daarna zijn er volop doorgroeimogelijkheden met de green belt of black belt. Wil je meer lezen over de verschillen tussen deze cursussen? Klik dan hier.